تبويب الأرشيف، عنصر أساسي في العمل

بقلم: Ludivine Baugier - نشرت بتاريخ: June 23 Thu, 2022

تبويب الأرشيف، عنصر أساسي في العمل متوفرة باللغات التالية:

القدس - تتمثل إحدى مهام مكتب الأرشيف في البطريركية اللاتينية في القدس في تبويب الأرشيف وتقسيمه إلى ثلاثة أقسام: الأرشيف التاريخي (1847 إلى 1948)، والأرشيف الوسيط (1948 إلى 2016) والأرشيف الحالي (جميع الوثائق من عام 2016 فصاعدًا). وهذا يشمل تبويب البيانات، من قبل العاملين في مكتب الأرشيف من خلال جرد المواد الموجودة وتصنيف حالتها وتحديد طريقة حفظها.

في مكتب الأرشيف، يمكن للمرء أن يجد مجموعة متنوعة من الوثائق المحفوظة بشكل ثمين والمتعلقة بتاريخ البطريركية اللاتينية منذ إعادة تأسيسها عام ١٨٤٧ مثل: شهادات الميلاد أو الزواج، النشرات الدورية، الوثائق حول الأبرشيات أو الرهبانيات، حول الكهنة أو جمعية فرسان القبر المقدّس، وحول المنظمات المختلفة من كنائس الشرق الأوسط ... على الرغم من أن بعضها سري، إلا أن الكثير منها مفتوح لاستخدام المعنيّن بالأمر وللباحثين.

العديد من الوثائق كتبت باللغة الفرنسية على اعتبارها إحدى اللغات الرسمية للبطريركية كما توجد وثائق باللغات العربية والإيطالية والإنجليزية. تمثل حجمًا لا يقل عن 485 مترًا طوليًا من وحدات الأرشفة، محفوظة في ثلاث غرف تخزين مختلفة، أي ما يقرب من 4153 وحدة أرشيفية، باستثناء الصور (انظر مكتبة الصور) والخرائط.

في النصف الأول من عام 2022، بدء عمل مكتب الأرشيف في البطريركية بتجميع العديد من الوثائق والمستندات وعملت على تخزينها وتبويبها بطريقة سليمة وصحيحة، وفقًا لمؤشر التصنيف والمرجعية المحدد. وقد أتاحت هذه العملية تحديد وحدات الأرشفة المفقودة أو فروع التصنيف التي أصبحت متقادمة أو التي تحتاج إلى توضيح.

بعد ذلك، سيكون الفهرس مرجعاً للعثور على الموقع الدقيق لوحدات الأرشيف ومعرفة أسمائها ومحتوياتها، من أجل تلبية الحاجات بطريقة سريعة والتي قد تأتي من ممثلي مؤسسات البطريركية (كالرعايا والإكليريكيات) أو من الباحثين القادمين من الخارج والمتواجدين في الموقع لفترة محدودة.

التبويب هو عمل يتطلب وقتًا وتركيزًا واهتمامًا بالتفاصيل. عندما يقوم العاملون في الأرشيف بجمعها، فإنهم يقومون بتقييم المحتوى والتواريخ والفهرسة الخاصة بكل ملف والإبلاغ عن أي وثيقة مفقودة؛ والتأكد من صحة محتويات وترجمة كل مستند وتوافقها مع الفهرس. عادة، يتم تجميع البيانات كل عامين.