La recopilación, parte esencial del trabajo de los archiveros

By: Ludivine Baugier - Published: June 23 Thu, 2022

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JERUSALÉN - En el Patriarcado Latino de Jerusalén, una de las misiones de la oficina de archivos es velar por la correcta conservación y accesibilidad de sus fondos, según su nivel de sensibilidad. Los archivos se dividen en tres secciones: histórica (de 1847 a 1948), intermedia (de 1948 a 2016) y actual (de 2016 a hoy).

Una de las actividades periódicas de un servicio de archivo es la recopilación: se trata de hacer un inventario físico del material existente y de su estado de conservación. A partir de este trabajo, se puede planificar y priorizar la labor de los archiveros. 

Los archivos del Patriarcado Latino contienen una gran variedad de documentos relativos a su historia, desde su restauración en 1847; como, por ejemplo, los registros de actos católicos (certificados de nacimiento o de matrimonio) o las numerosas correspondencias de los Patriarcas con la curia local, los diferentes órganos de la Santa Sede, las comunidades religiosas presentes en Tierra Santa y las numerosas instituciones locales o internacionales (como la Orden del Santo Sepulcro) implicadas en la vida de la diócesis. También hay una serie de publicaciones periódicas, y las diversas organizaciones de las Iglesias de Oriente Medio... Aunque algunos documentos son confidenciales, los archivos históricos pueden consultarse previa solicitud.

Como el francés es una de las lenguas oficiales del Patriarcado, muchos de los documentos están en francés. También hay documentos en árabe, italiano e inglés. En total, representan un volumen de al menos 485 metros lineales de unidades de archivo conservadas en tres salas de almacenamiento diferentes, es decir, aproximadamente 4153 unidades de archivo, excluyendo las fotos (véase la fototeca) y los mapas.

La operación de consolidación, iniciada en el primer semestre de 2022, permitió verificar la ordenación, la referenciación y el estado de conservación de las unidades de archivo existentes en la oficina, según el índice de clasificación y referenciación establecido. También permitió identificar las unidades de archivo que faltaban o las ramas de clasificación que habían quedado obsoletas o que debían aclararse.

Este índice de referencia es el que permite a los archiveros encontrar la ubicación exacta de las unidades de archivo y conocer sus nombres y contenidos, con el fin de responder de forma rápida y fiable a las solicitudes, que pueden provenir de los representantes de las instituciones del Patriarcado (parroquias, seminarios), así como de los investigadores procedentes del extranjero y presentes in situ durante un tiempo limitado.

Recopilar es un trabajo que requiere tiempo, concentración y rigor. Cuando los archiveros vuelven a encuadernar los archivos, evalúan el contenido, las fechas y los índices de cada carpeta, señalan los documentos que faltan y se aseguran de que el contenido y la ubicación de cada documento son correctos y se corresponden con el índice. Lo ideal es que la recolección se realice cada dos años.