Le recollement, une composante essentielle du travail des archivistes

Par: Ludivine Baugier - Publié le: June 23 Thu, 2022

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JERUSALEM - Au Patriarcat latin de Jérusalem, l'une des missions du bureau des archives est de veiller à la bonne conservation et à l’accessibilité de ses collections, selon leur niveau de sensibilité. Les archives sont divisées en trois sections : historique (1847 à 1948), intermédiaire (1948 à 2016) et courante (de 2016 à nos jours).

L’une des activités périodiques d’un service d’archive est le recollement : il s’agit de faire un inventaire physique de l’existant et de son état de conservation. C’est sur la base de ce travail que les travaux des archivistes peuvent ensuite être planifiés et priorisés.

Les archives du Patriarcat latin disposent d’une grande variété de documents relative à son histoire, depuis sa restauration en 1847 ; tels que par exemple les registres des actes de catholicités (actes de naissance ou de mariage) ou les nombreuses correspondances des Patriarches avec la curie locale, les différents organes du Saint Siège, les communautés religieuses présentes en Terre Sainte et les nombreuses institutions locales ou internationales (tel que l’Ordre du Saint Sépulcre) impliquées dans la vie du diocèse. On trouve aussi une série de publications périodiques, et les diverses organisations des Églises du Moyen-Orient... Bien que certains documents demeurent confidentiels, les archives historiques peuvent être consultées sur demande.

Le français étant l’une des langues officielles du Patriarcat, un grand nombre de document sont rédigés en français. On trouve aussi des documents en arabe, en italien et en anglais. Au total, tous représentent un volume d’au moins 485 mètres linéaires d’unité d’archive conservés dans trois salles de stockage différentes, soit environ 4153 unités d’archives hors photos (cf. photothèque) et cartes.

L’opération de recollement, lancée le 1er semestre 2022, a ainsi permis de vérifier le rangement, le référencement et l’état de conservation des unités d’archives existantes du bureau, selon la classification établie et l’index de référencement. Elle a également permis d’identifier les unités d’archives manquantes ou les branches de classification devenues obsolètes ou au contraire à préciser.

En effet, c’est cet index de référencement qui permet aux archivistes de retrouver l'emplacement exacte des unités d’archives et de connaitre leur dénomination et leur contenu, afin de répondre de manière rapide et fiable aux demandes, qui peuvent tout aussi bien émaner de représentant des institutions du Patriarcat (paroisses, séminaires) que de chercheurs venant de l’étranger et présents sur place pour un temps limité.

Le recollement est un travail qui demande du temps, de la concentration et de la rigueur. Lorsque les archivistes recollent les archives, ils évaluent le contenu, les dates et l'indexation de chaque classeur, signalent tout document manquant et s'assurent que le contenu et l’emplacement de chaque document sont corrects et correspondent à l'index. Idéalement, le recollement s’effectue tous les deux ans.