La fascicolazione, una componente essenziale del lavoro degli archivisti

By: Ludivine Baugier - Published: June 23 Thu, 2022

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GERUSALEMME - Nel Patriarcato Latino di Gerusalemme, una delle missioni dell'ufficio archivi è quella di assicurare la corretta conservazione e l'accessibilità al fondo archivistico. Gli archivi infatti sono divisi in tre sezioni: storica (dal 1847 al 1948), intermedia (dal 1948 al 2016) e attuale (dal 2016 a oggi).

Una delle attività periodiche di un servizio archivistico è la collazione: in altre parole, l'inventario fisico del materiale esistente e del suo stato di conservazione. Sulla base di questo lavoro, è possibile pianificare e dare priorità al lavoro degli archivisti.

L'archivio del Patriarcato Latino possiede un'ampia varietà di documenti relativi alla sua storia, a partire dalla sua restaurazione nel 1847; come, ad esempio, i registri degli atti cattolici (certificati di nascita o di matrimonio) o le numerose corrispondenze tra i Patriarchi e la curia locale, i diversi organi della Santa Sede, le comunità religiose che vivono in Terra Santa e le numerose istituzioni locali o internazionali (come l'Ordine del Santo Sepolcro) coinvolte nella vita della diocesi. Vi sono anche una serie di pubblicazioni periodiche e documenti sulle varie organizzazioni delle Chiese in Medio Oriente... Sebbene alcuni di essi rimangano riservati, gli archivi storici possono essere consultati su richiesta.

Molti documenti sono scritti in francese essendo questa una delle lingue ufficiali del Patriarcato. Ci sono anche documenti in arabo, italiano e inglese. In totale, rappresentano un volume di almeno 485 metri lineari di unità archivistiche, conservate in tre diversi depositi di circa 4153 unità archivistiche, escluse le foto (vedi fototeca) e le mappe.

Nella prima metà del 2022, gli archivisti del Patriarcato hanno avviato un'operazione di fascicolazione che ha permesso di verificare la conservazione, la referenziazione e lo stato di conservazione delle unità archivistiche esistenti, secondo la classificazione e l'indice di riferimento stabiliti. Questa operazione ha permesso anche di individuare le unità archivistiche mancanti o i rami di classificazione divenuti obsoleti o che necessitavano di chiarimenti.

In seguito, sarà questo indice di riferimento a permettere agli archivisti di trovare l'esatta ubicazione delle unità archivistiche e di conoscerne i nomi e i contenuti, per rispondere in modo rapido e affidabile alle richieste che possono provenire da rappresentanti delle istituzioni del Patriarcato (parrocchie, seminari) o da ricercatori provenienti dall'estero e presenti qui per un periodo limitato.

La collazione è un compito che richiede tempo, concentrazione e attenzione ai dettagli. Durante la fascicolazione, gli archivisti valutano il contenuto, le date e l'indicizzazione di ogni cartella, segnalano i documenti mancanti e si assicurano che il contenuto e la posizione di ogni documento siano corretti e corrispondano all'indice. Idealmente, la fascicolazione viene effettuata ogni due anni.